Datenschutzerklärung

Entwurf auf Basis der tatsächlichen Datenverarbeitung von Fotobox. Vor dem Live-Gang bitte rechtlich prüfen lassen.

1. Verantwortlicher

Perry Lendzion
Hohenofener Straße 43
16845 Neustadt (Dosse)
E-Mail: hello@example.com

2. Überblick der Verarbeitungen

Fotobox ist eine mandantenfähige Plattform, mit der Kunden ("Tenants") Fotobox-Geräte betreiben, Events verwalten und Galerien für ihre Gäste bereitstellen. Dabei verarbeiten wir Daten in folgenden Rollen:

• Als Verantwortlicher für Konto-, Abrechnungs- und Plattformdaten unserer Kunden (Tenant-Admins).
• Als Auftragsverarbeiter für Event- und Gästedaten, die unsere Kunden über die Plattform verarbeiten (Fotos, Kontaktdaten von Event-Gästen). Hierzu schließen wir mit unseren Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Registrierung & Nutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hashing). Optional kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder ein Passkey eingerichtet werden. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Events, Geräte & Fotos (Tenant-Betrieb)

Tenant-Admins können Events anlegen, Fotobox-Geräte koppeln und Fotos verwalten. Fotos werden inklusive technischer Metadaten (Dateigröße, Bildmaße, EXIF-Daten, Prüfsumme) gespeichert. Aufbewahrungsfristen für Fotos sind pro Event konfigurierbar; abgelaufene Fotos werden automatisiert bereinigt. Tenant-Admins können jederzeit einen DSGVO-Export ihrer Event-Daten anfordern oder Fotos eines Events vollständig löschen.

5. Öffentliche Galerie & Einwilligung der Gäste

Wenn ein Tenant die Galerie für ein Event aktiviert, können Gäste über einen Galeriecode Fotos ansehen, herunterladen und teilen. Beim ersten Zugriff wird eine Einwilligung protokolliert: Wir speichern dabei ausschließlich einen kryptographischen Hash (SHA-256) der IP-Adresse sowie den Zeitpunkt der Einwilligung — die IP-Adresse selbst wird nicht im Klartext gespeichert. Gäste können optional eigene Fotos hochladen ("Guest Upload"); dies unterliegt einer separaten Rate-Begrenzung zum Schutz vor Missbrauch.

6. Server-Logs & technische Daten

Beim Aufruf der Plattform werden technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) temporär in Server-Logs verarbeitet. Dies dient der Betriebssicherheit und der Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse).

7. Cookies & Sitzungsdaten

Wir setzen technisch notwendige Session-Cookies ein, um angemeldete Nutzer während ihrer Sitzung zu erkennen (verschlüsselt gespeichert). Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und unterliegen keiner Einwilligungspflicht (§ 25 Abs. 2 TTDSG).

8. E-Mail-Kommunikation

Für Konto-, Sicherheits- und Betriebsbenachrichtigungen (z. B. Fehlerwarnungen an Administratoren, geplante Berichte) versenden wir E-Mails an die von Nutzern hinterlegten Adressen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. das berechtigte Interesse am sicheren Plattformbetrieb.

9. Hosting

Diese Plattform wird auf einem Server betrieben, der bei der IONOS SE angemietet ist. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Foto- und Event-Daten werden entsprechend der vom Tenant konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an hello@example.com. Wenn Sie Gast eines Events sind, wenden Sie sich bitte zunächst an den jeweiligen Event-Veranstalter, da dieser als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Gästedaten des Events fungiert.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung ändert. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs aktuelle Fassung.